Egy projekt soha nem megy végig magától, nagyon erősen kézben kell tartania valakinek ahhoz, hogy rendben, a kitűzött célnak megfelelően valósuljon meg. Több ember munkáját kell összefognia annak a bátor embernek, aki arra vállalkozott, hogy összefogjon egy olyan eseménysort, amely akár évekig is eltarthat.

Nem könnyű feladatról van szó, gondoljunk csak bele, milyen nehéz naponta ezer döntést hozni úgy, hogy csak mi tudjuk, mi ezzel a hosszú távú célunk, mert csak mi látjuk át az egészet, és folyamatosan küzdenünk kell a kedves kollégákkal, akik csak a saját részüket látják, és a saját szempontjukból nézve igazuk van, de ha engedünk nekik rövid távon, a projekt végcélját sodorjuk veszélybe. Ne beszéljek rébuszokban? Nos, lássunk egy viszonylag egyszerű esetet egy európai uniós forrásból megvalósuló pályázatnál. Útfelújítás, felmerül egy műszaki probléma, amit a mérnökök azonnali hatállyal meg akarnak oldani, de ez olyan mértékű változás, amelyhez a közreműködő szervezet engedélye kell. Mit teszel? Mindenkit végighallgatsz, a probléma szempontjából legsürgősebb intézkedéseket megteszed, majd elküldöd a változtatási kérelmet a megfelelő szervezethez, és amíg megérkezik a válasz, átszervezed a kivitelezést, és egy másik helyszínre vezényled át az illetékeseket, hogy a munka is haladjon. Mindenki elégedett, te is nyugodtan hajthatod álomra a fejed, hogy aztán holnap egy új nap kezdődjön, és előröl kezdődjön az egész. Projektmenedzser sok van, jó kevés, az alábbiakban összegyűjtöttük, melyek a legfontosabb ismérvei:

1. Átfogó ismeret a projekt tárgyáról

Nem kell szakértőnek lenni, de át kell tudni látni a feladatokat, ellenkező esetben a hozzáértő kollégák úgy vernek át a palánkon, ahogyan kedvük tartja. Másrészt kell a szakmai tekintély ahhoz, hogy komolyan vegyenek, mert ha nem hallgat rád senki, akkor ezerfelé fog húzni mindenki, és soha nem fog összeállni egységes egészé a feladat. A te feladatod, hogy mindenkit meggyőz, igenis, átlátod a dolgokat, részletkérdésekben szorulsz csak segítségre.

Gyakorlati példa: nem kell tudnod a helyszínen felépíteni az utat, de azt ismerned kell, milyen fázisokból áll a munka, melyek a legfontosabb műszaki lépések ahhoz, hogy a végcélt elérd. Nem kell ténylegesen felügyelned pl. a betonozást, de azt tudnod kell, hogy milyen anyagot kell beépíteni ahhoz, hogy az általad elvárt minőségben valósuljon meg a beruházás.

2. Stratégiai érzék

Tudnod kell, mit miért csinálsz, tudatosan kell élned a napjaidat, bármilyen általánosan hangozzon mindez. Rengeteg impulzus ér naponta, folyamatosan döntési helyzetbe kerülsz, és bármennyire is szeretnéd, nem választhatod a könnyebb utat, mert saját dolgodat nehezíted meg ezzel. Mindig szem előtt kell tartanod a fő célt, annak kell alárendelned a napi szintű munkádat.

Gyakorlati példa: a közlekedési hatóság kitalál valamilyen teljesen felesleges dolgot, amelynek a végrehajtása rengeteg macerával jár, de te mégsem hisztizel, hanem kedvesen mosolyogva megteszed, amit kérnek, mert tudod, hogy a munkálatok befejezése után ők fogják átvenni az utat, és ha akarják, nagyon meg tudják nehezíteni az életedet, ez a jelen pillanatban túlzottnak tűnő kör nem ér annyit, hogy ezt kockáztasd.

3. Kommunikációs képesség

El kell tudnod magyarázni, hogy mit szeretnél, és neked is meg kell értened, hogy mit szeretnének elmondani neked a projektben résztvevő emberek, tehát oda kell figyelned minden szavukra, komolyan kell venned őket, és minden felmerülő problémát tudnod kell verbálisan kezelni. Ez nem könnyű, mert sokszor azonnal stílust kell váltanod, ha a helyzet úgy kívánja, és neked mindenkivel meg kell találnod a megfelelő hangot.

Gyakorlati példa: éppen az útépítésen beszélsz emelt hangon az építésvezetővel egy műszaki probléma miatt, amikor telefonon keresnek a közreműködő szervezettől egy pénzügyi jellegű kérdéssel kapcsolatban, és neked átmenet nélkül át kell váltanod arra a hangra, amellyel az ügyintézővel a lehető leggyorsabban rendezni tudod a vitás helyzetet.

+1. Mindenkiből ki kell tudni hozni a legjobbat

Végülis ezért fizetnek, azért futnak össze nálad a szálak, mert neked kell rendelkezned a legtöbb információval, és el kell tudnod dönteni, hogy a résztvevők ebből az az ismerethalmazból mennyit tudjanak meg ahhoz, hogy a saját területükön a lehető leghatékonyabbak legyenek. Tehát miért traktálnád a pénzügyest a műszaki problémákkal, amikor neki az a dolga, hogy ne legyen számszaki hiba az éppen aktuális részfeladatban. A szakmai oldalon túl az adott embert is ismerned kell, annak érdekében, hogy tudd, mivel vedd rá arra, hogy a saját területén fejlődjön, ehhez pszichológiai érzék és türelem kell.

Baráth Zsuzsanna
Okleveles közgazdász vagyok, 12 évig EU és hazai forrásból megvalósuló pályázatokat menedzseltem, idén átálltam a másik oldalra, jelenleg ellenőrzési feladatokat látok el. Grafomániában szenvedek, több blogot is írok, gasztronómia, film és kultúra tárgykörben.