A mai korban nélkülözhetetlen az e-mail szerepe a mindennapi kommunikáció területén. Különösen így van ez az üzleti életben, ahol pozíciótól függően hetente akár több száz üzenetet is megfogalmazhatunk. Már csak az olvasott és megírt levelek mennyiségéből adódóan is könnyű elsiklani egy-két hiba felett, ami a későbbiekben kellemetlenségekkel járhat.
Sok kiadvány foglalkozik az e-mailekhez kapcsolódó illemtannal és szokásokkal, amelyek alkalmazhatósága sok tényezőtől függ. Ilyen például a másik féllel való kapcsolatod vagy egy vállalat adott e-mail etikettje. Az alábbiakban javaslatokat adunk neked, hogy milyen szabályokat tarts be levelezés közben.
Légy előretekintő az e-mail címeddel kapcsolatban
Általában minden vállalaton belül a munkatársak számára meghatározott e-mail cím áll rendelkezésre. Azonban ha a személyes levelezéseidről beszélünk vagy vállalkozóként dolgozol, akkor érdemes figyelmesen megválasztanod e-mail címedet. Hasznos feltüntetni a neved, ezáltal a másik fél már előre tudja, hogy ki kereste meg. Soha ne használj olyan címet, ami nem alkalmas munkahelyi használatra, illetve állásjelentkezésre.
Fogalmazd meg egyértelműen a tárgyat
Az emberek már a tárgy elolvasása után eldöntik, hogy az adott téma érdekli őket vagy sem. Ha egyértelműen megfogalmazod, hogy mivel kapcsolatban írsz, már tudni fogják előre mire figyeljenek vagy hogyan tudnak rajtad segíteni. Viszont ha a levél olvasása közben kell kitalálniuk, hogy miért is írtál, már kevésbé tudnak koncentrálni.
Használj illedelmes megszólítást
Sokan már itt elakadnak, hogy mégis miként szólítsák meg a másik felet. Hivatalos levelek esetében javasoljuk a "Tisztelt..." használatát, ugyanakkor lazább kapcsolat esetén sem érdemes "Hali srácok"-kal indítani. A magyar helyesírás szabályai szerint a megszólítás után felkiáltójel következik, de elfogadottá vált a főleg angol nyelv esetén használt vessző is. Általában a megszólításban a név előtt nem szerepel vessző, de ez is szintén ingadozó, mindkét forma elfogadott. Ha csak a cég nevét tudod, akkor azt helyettesítsd be.
Gondold át kétszer, mielőtt elküldöd
Figyelj az elütésekre, a helyes megfogalmazásra. Légy tömör, senki sem szeret pár mondatnál hosszabb e-mail-t olvasni. Egy csoportos üzenet esetén győződj meg róla, hogy szükséges-e mindenkinek elküldened a válaszod. Ha te indítasz levelezést, légy körültekintő a helyes címmel kapcsolatban (érdemes a legvégére hagynod). Felejtsd el a humorizálást, nem biztos, hogy ami viccesen hangzik, az leírva is ugyanolyan hatást vált ki. Ellenőrizd, hogy mellékelted-e az üzenet végén aláírásod a kapcsolatfelvételi lehetőségekkel.
Tipp: Az e-mail-ek kezelése rengeteg hasznos időt vehet el. A legtöbb szakember szerint érdemes minden napra kijelölni, hogy melyik időintervallumban foglalkozol a levelezéseddel, mintsem mindegyikre azonnal válaszolnál. Hasznos lehet, ha már a nap korai szakaszában megírod üzeneteidet, így senki sem válaszol rögtön, amivel megzavarná a további e-mail-ek megírását.
Business & Café - Facebookon is. Köszönjük kedvelésed!
Mák Balázs
Az építőmérnöki alapszak elvégzése után nyáron diplomázok a BME – Infrastruktúra építőmérnöki MSc Vízmérnöki szakirányán. A Magyar Állami Operaház statisztája vagyok, ezt megelőzően egy tervezőiroda egyeztetési munkatársa voltam. Két évig egy egyetemi online rádió műsorvezetőjeként tevékenykedtem.
